Formas y plazos de conservación de las historias clínicas y la normativa de protección de datos.
Respecto de la conservación de datos de carácter personal la normativa española la materia no establece plazos fijos o predeterminados. En este sentido en el artículo 4 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de Carácter Personal (en adelante LOPD) se indica que “Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido.”
Por lo que cuando los datos personales hayan dejado de ser necesarios o pertinentes deberían ser cancelados o conservados en forma que no permita la identificación del interesado. La cancelación no siempre significa la eliminación física de datos, puede que éstos tengan que ser bloqueados.
Para conocer las formas y plazos de conservación de datos de salud y en especial los incluidos en las historias clínicas, la normativa de protección de datos ha de complementarse necesariamente con las previsiones específicas recogidas en el Capítulo V de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica y con las otras normas dimanantes de la legislación en materia de Salud Laboral.
En este sentido, la Ley 41/2002 establece que la documentación contenida en la historia clínica pueda ser conservada en otro soporte distinto del original, siempre que quede preservada su autenticidad, seguridad e integridad, ya que conforme el artículo 14.2 “cada centro archivará las historias clínicas de sus pacientes, cualquiera que sea el soporte papel, audiovisual, informático o de otro tipo en el que consten, de manera que queden garantizadas su seguridad, su correcta conservación y la recuperación de la información”. Por tanto la digitalización de este tipo de documentación no solo es lícita y sencilla en su realización, pero que además garantiza la seguridad y confidencialidad de la información mucho mejor que los medios tradicionales y puede ser una solución para ahorrar el papel y espacio en las clínicas y centros de salud.
En relación a los plazos de conservación, el artículo 17.1 de la misma Ley, dispone que “los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial”.
En consecuencia, la Ley obliga a conservar los datos de la historia clínica incluso con posterioridad al alta del paciente o al último episodio asistencial, durante el tiempo adecuado para la debida asistencia sanitaria del mismo y, como mínimo, durante cinco años desde cada fecha de alta. La determinación del período de conservación de la información contenida en la misma, sería a criterio del personal sanitario competente respetando en todo caso el plazo mínimo citado.
No obstante, la legislación en materia de Salud Laboral, puede determinar otros periodos mínimos de conservación de las historias clínicas, en función de la naturaleza o sector de trabajo de los afectados y riesgos que determinadas tareas laborales pueden tener en la salud de los trabajadores teniendo en cuenta la potencial gravedad y tiempo de latencia entre la exposición y la aparición de síntomas.
Según el artículo 22 relativo a la vigilancia de salud de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales “En los supuestos en que la naturaleza de los riesgos inherentes al trabajo lo haga necesario, el derecho de los trabajadores a la vigilancia periódica de su estado de salud deber ser prolongado más allá de la finalización de la relación laboral, en los términos que reglamentariamente se determinen.»
Y así el Real Decreto 664/1997, de 12 de mayo, sobre la protección de los trabajadores contra los riesgos relacionados con la exposición a agentes biológicos durante el trabajo obliga a almacenar la lista de los trabajadores expuestos y sus historiales médicos durante un plazo mínimo de diez años después de finalizada la exposición pudiendo ser ampliado este plazo hasta cuarenta años en determinados casos.
El Real Decreto 665/1997, de 12 de mayo, sobre la protección de los trabajadores contra los riesgos relacionados con la exposición a agentes cancerígenos durante el trabajo dispone que la lista actualizada de los trabajadores encargados de realizar dichas actividades y sus historiales médicos deberán conservarse durante 40 años después de terminada la exposición, remitiéndose a la autoridad laboral en caso de que la empresa cese en su actividad antes de dicho plazo. Artículo 9. Documentación
El Real Decreto 396/2006, de 31 de marzo, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud aplicables a los trabajos con riesgo de exposición al amianto obliga a que los datos relativos a la evaluación y control ambiental, los datos de exposición de los trabajadores y los datos referidos a la vigilancia sanitaria específica de los trabajadores se conserven durante un mínimo de cuarenta años después de finalizada la exposición, remitiéndose a la autoridad laboral en caso de que la empresa cese en su actividad antes de dicho plazo.
El Real Decreto 783/2001, de 6 de julio, por el que se aprueba el Reglamento sobre protección sanitaria contra radiaciones ionizantes obliga a que el historial dosimétrico de los trabajadores expuestos, los documentos correspondientes a la evaluación de dosis y a las medidas de los equipos de vigilancia, y los informes referentes a las circunstancias y medidas adoptadas en los casos de exposición accidental o de emergencia, se archiven por el titular de la práctica, hasta que el trabajador haya o hubiera alcanzado la edad de setenta y cinco años, y nunca por un período inferior a treinta años, contados a partir de la fecha de cese del trabajador en aquellas actividades que supusieran su clasificación como trabajador expuesto. Además el titular de la práctica tendrá que facilitar esta documentación al Consejo de Seguridad Nuclear y, en función de sus propias competencias, a las Administraciones Públicas, en los supuestos previstos en las Leyes, además de a los Juzgados y Tribunales que la soliciten.
También el Real Decreto 1316/1989, de 27 de octubre, sobre protección de los trabajadores frente a los riesgos derivados de la exposición al ruido durante el trabajo que posteriormente fue derogado por Real Decreto 286/2006, de 10 de marzo obligaba al empresario archivar la documentación correspondiente a la salud de los trabajadores expuestos durante al menos treinta años.
Con carácter general, todas estas normas específicas determinaban que si un empresario cesara en su actividad, el que le sucediera recibiría y conservaría la documentación anterior. Si el cese de la actividad se produjera sin sucesión, la empresa lo tendría que notificar a la autoridad laboral competente, dándole traslado de toda la documentación que incluyeran historias clínicas.
Por último, cabe mencionar que en el marco de las distintas normas laborales existen también protocolos de vigilancia sanitaria específica que fijan plazos adicionales de conservación de la documentación sanitaria. Los protocolos no forman parte de la legislación pero tienen un gran valor orientativo para empresarios, trabajadores y sus representantes y administraciones públicas competentes en la materia.
Áudea, Seguridad de la Información
Karol Sedkowski
Consultor Legal
www.audea.com