Hoy en día la gestión de los documentos en papel es la mayor amenaza para la protección de la información, según un reciente estudio de Iron Mountain y PwC.
Un 62% de las empresas de tamaño medio europeas y norteamericanas consideran que la información en papel supone un serio riesgo de seguridad, incluso más del doble que otras amenazas externas para los contenidos digitales como el hacking o el malware.
El 51% de los encuestados en este estudio, cuentan con políticas que sirven de guía a los empleados para el almacenamiento y la destrucción de archivos digitales, pero solo el 38% tienen políticas similares para los documentos en papel y solo un 41% tiene restricciones de acceso a zonas en las que se archiva la información confidencial.
A pesar de que en este estudio se refleja que las empresas que cuentan con equipos diferenciados para la información digital y la de papel son los que gestionan mejor el riesgo, el 78% de las empresas confían solo en una persona o equipo para gestionar el riesgo de la información tanto digital como en papel.
La mayoría deposita la responsabilidad final en los directivos de TI y muy pocas empresas lo hacen en el director de archivos.
“Toda información es vulnerable de una forma u otra, pero los archivos en papel y digitales se enfrentan a riesgos diferentes que las empresas tienen que entender y gestionar de forma apropiada. A falta de controles y políticas adecuados, el papel es susceptible de ser fotocopiado, compartido y eliminado, no solo una vez sino muchas. Se puede olvidar en cualquier parte, o archivarlo de forma aleatoria o tirarlo en cualquier papelera. […] Aunque nunca estaremos libres de papel, podemos reducir significativamente el riesgo asociado al mismo si informamos y facilitamos la implantación de proceso prácticos a la vez que monitorizamos que se cumple la normativa” – Ignacio Chico director de Iron Mountain.
Por ello los retos que expone este estudio son, la existencia de archivos de papel antiguos, la inseguridad respecto a la normativa de retención, lo que provoca que muchas empresas conserven todos los archivos por si acaso, y un creciente enfoque en la transformación digital.
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Fuente: rrhhdigital